E-Rechnung-Pflicht für kleine Lieferanten: Was gilt und was noch kommt

Kurz gesagt: Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Sonst gilt grundsätzlich der 1. Januar 2028.

Die Fristen im Überblick

Ab wann	Was gilt
1. Januar 2025	Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht.
Bis 31. Dezember 2026	Alle dürfen noch andere Rechnungen ausstellen: auf Papier oder, wenn der Empfänger zustimmt, zum Beispiel als PDF.
1. Januar 2027	Pflicht zum Ausstellen, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag.
Bis 31. Dezember 2027	Übergangsfrist bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
1. Januar 2028	E-Rechnung grundsätzlich für alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.

Für die meisten kleinen Lieferanten ist also 2028 das entscheidende Jahr. Das heißt nicht, dass du bis dahin warten musst. Wer früher umstellt, kann den neuen Ablauf in Ruhe testen.

Wann du keine E-Rechnung ausstellen musst

Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 Euro brutto.
Kleinunternehmer: Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem. Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht auch für dich.
Privatkunden: Rechnungen an Endverbraucher.
Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Die 250-Euro-Grenze und deine Stammkunden

Viele Lieferungen an Restaurants und Cafés liegen einzeln unter 250 Euro. Solange du jede Lieferung einzeln abrechnest, kann die Kleinbetragsregel helfen.

Fasst du die Lieferungen eines Monats in einer Sammelrechnung zusammen, zählt der Betrag dieser einen Rechnung. Liegt sie über 250 Euro brutto, muss sie nach Ablauf deiner Übergangsfrist eine E-Rechnung sein.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die sich maschinell weiterverarbeiten lässt. In Deutschland üblich sind:

XRechnung: eine reine XML-Datei. Zum Lesen brauchst du einen Viewer.
ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.

Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt.

Wichtig bei ZUGFeRD: Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, gelten die XML-Daten.

Reicht „siehe Lieferschein“?

Nein, nicht als alleinige Angabe. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt dafür nicht. Ergänzende Angaben kannst du als Anhang einbetten.

Was passiert, wenn du keine E-Rechnung ausstellst?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist das derzeit keine Ordnungswidrigkeit. Folgen gibt es trotzdem: Dein Kunde kann die Rechnung für den Vorsteuerabzug beanstanden und hat einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung.

Wie lange du E-Rechnungen aufbewahren musst

Umsatzsteuerlich acht Jahre. Der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Frag im Zweifel deine Steuerberatung, wie du das in deinem Betrieb am besten löst.

So läuft es mit Kreislo

Dein Kunde bestellt aus deinem Katalog.
Du lieferst und schließt den Lieferschein ab, auch bei Teillieferungen.
Du erstellst mit einem Tipp aus der Lieferung die Rechnung zur Bestellung, im Format XRechnung/ZUGFeRD (EN 16931).

Die Positionen kommen aus der Bestellung. Du musst sie nicht noch einmal abtippen.

Noch nicht dabei: Sammelrechnungen über mehrere Bestellungen. Heute erstellst du in Kreislo eine Rechnung pro Bestellung.

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Häufige Fragen

Brauche ich eine spezielle Software, um E-Rechnungen zu empfangen?

Nein. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen gibt es kostenlose Viewer, zum Beispiel den der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Zwischen Unternehmen nicht. Sie ist nur für Rechnungen an Behörden nötig.

Darf ich 2027 noch PDF-Rechnungen schicken?

Wenn dein Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro beträgt und dein Kunde zustimmt, ja. Papierrechnungen sind in der Übergangszeit immer möglich.

Gilt das auch für Barzahlungen?

Ja. Für bar bezahlte Leistungen gibt es keine Sonderregeln.

Stand: 10. November 2026. Quellen: FAQ des Bundesfinanzministeriums, § 27 Abs. 38 UStG. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Siehe auch: Für Lieferanten · DATEV-Export